Du har arbejdet nat og dag på det perfekte møde, alle detaljer spiller, selv pauser er nøje tilrettelagt. Men hvad kan du gøre for at få givet deltagerne den ekstra oplevelse, så de også husker mødet?
Her får du vores 6 tips, så du ikke går i glemmebogen.
Som vært/ordstyrer er det vigtigt, at du giver noget af dig selv. På den måde bliver du nemmere at relatere sig til. En upersonlig og distanceret vært, som gemmer sig bag sin professionalisme bliver hurtig glemt. Smil og hav et godt glimt i øjet samtidig med, at du viser din menneskelighed. Få deltagerne til at føle sig velkommen og til at føle sig set. Det samme gælder for dine foredragsholdere. Det er vigtigt, at de skaber indlevelse og gør sig relaterbare.
Sørg for at programmet er veldisponeret, og at indholdet er relevant. Husk altid at inddrage relevante øvelser for at skabe interaktion med deltagerne. Overvej hvilke præsentationsteknikker, som vil gøre sig bedst, og om de klassiske metoder kan udfordres. Det er ikke altid, at powerpointpræsentationer eller gruppefremlæggelser er den bedste måde at skabe et dynamisk indhold. Prøv at udfordre rammerne.
Alle har en interesse i, at de rigtige mennesker er samlet. Deltagerne skal have en oplevelse af at være havnet i det rette forum, så de ikke føler at konferencen er spild af tid. Deltagerne skal gerne føle, at de får noget nyttigt med hjem, og at de har mulighed for at networke og kan sparre med hinanden. Netværk er en vigtig del af konferencen og mange vil gerne tilføje de nye kontakter til LinkedIn.
Få deltagerne til at føle et ansvar for dagens indhold og lad dem føle, at de har en indflydelse på dagens resultat, og at de skaber noget sammen. Afslut med en debat, som gerne kommer til at fortsætte efter mødets afslutning. Inviter til en lukket gruppe, hvor deltagerne er velkomne til at deltage, så de kan fortsætte snakken og gerne erfaringsudveksle indenfor området.
Omgivelserne, personalet og forplejningen er en stor del af arrangementet. Sørg for at alle faciliteter er på plads og opfylder arrangementets behov. Husk også at give stedet besked hvis nogle deltagere har specielle ønsker f.eks. i forhold til forplejningen. Derved sikrer du, at de får en god oplevelse og føler sig set.
Få deltagerne til at udfylde et evalueringsskema og kombiner det gerne med en lille konkurrence, hvor de kan vinde noget, så deltagerne får lyst til at udfylde skemaet. Husk at skemaet kun skal indholde få, enkle og relevante spørgsmål, så det ikke skaber irritation.
Efter mødet skal der også gerne følges op, når deltagerne har haft mulighed for at reflektere over arrangementet. Ved opfølgningen er det vigtigt, at du tilbyder dem noget nyt. Gør det eventuelt i forbindelse med, at du fremsender materialet fra foredragene og spørg, om de har nogle spørgsmål hertil.
CVR nr.: 31 93 63 30
CVR nr.: 31 93 63 30
© Severin. All rights reserved.
