Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

CVR nr. 31936330

 1. Dataansvarlig

Severin A/S er dataansvarlig.

Severin A/S kontaktoplysninger er:

severin@severinkursuscenter.dk, Skovsvinget 25, 5500 Middelfart
Severin A/S håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. Severin A/S indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Severins A/S’ serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Severin A/S, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Severin A/S.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Severin A/S afgiver til Severin A/S i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Severin A/S.

  1. Severin A/S indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Severin A/S på følgende vis:

  • Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Severin A/S serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Severin A/S.
  • Fra B2B marked.
  • Gennem browser cookies.
  • I forbindelse med brug af Severin A/S digitale ydelser.
  • Ved abonnement på Severin A/S’ nyhedsbrev.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Via videoovervågning.
  • Når leverandører indgår aftaler med Severin A/S eller afgiver tilbud til Severin A/S.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning der er opsat ved vores bar og i restaurantområdet, sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

 

  1. Oplysninger som Severin A/S indsamler

Severin A/S indsamler følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke-personfølsomme oplysninger.
  • Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik.
  • Brugen af Severin A/S’ kunde/loyalitetsprogrammer.
  • Oplysninger fra Severin A/S’ kundeundersøgelser.
  • Oplysninger fra eventuelle afholdte konkurrencer
  • Oplysninger fra Severins A/S’ sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Severin A/S.
  • Browserinformationer.
  • Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
  • Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Severin A/S’ yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Severin A/S’ betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Severin A/S dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Severin A/S modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Severin A/S i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Severin A/S har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Severin A/S’ vilkår og betingelser samt Severin A/S persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

  1. Betaling med betalingskort  

Severin A/S anvender Verifone og Bambora til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort.  Verifone samt Bambora og Severin A/S er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer Severin A/S de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 1 år, hvorefter oplysningerne slettes.

 Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

  1. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Severin A/S indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning eller køb/salg af produkter eller ydelser. Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Severin A/S indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

  • Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Severins serviceydelser.
  • Behandling af leverandørers tilbud om samt salg af produkter og ydelser
  • Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
  • Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af Severin A/S’ serviceydelser.
  • Tilpasning af Severin A/S markedsføring og øvrige kommunikation.
  • Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
  • Tilpasning af Severin A/S’ samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
  • Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Severin A/S, herunder eventuel deltagelse i Severin A/S’ kunde/loyalitetsprogram.
  • Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
  1. Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Severin A/S vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Severin, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Severin A/S behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Severin A/S’ behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Severin A/S forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Severin A/S og kvaliteten af Severin A/S’ serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Severin A/S oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Severin alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.

I nogle situationer modtager Severin A/S personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Severin A/S’ vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Severin A/S er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højst to år.

  1. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

  • En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Severin A/S behandler om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Severin A/S har om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Severin A/S har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Severin A/S ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Severin A/S ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Severin A/S har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Severin A/S. Dette gælder ikke for oplysninger, som Severin A/S er lovmæssigt forpligtede til at gemme, jf. afsnit ovenfor.

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Severin A/S om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Severin A/S er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Severin A/S, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Severin A/S.

Skriftlig anmodning sendes til Severin A/S, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Severin A/S vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Severin A/S vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Severin A/S vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Severin A/S tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system), som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Severin A/S beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Severin A/S, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil. Severin A/S kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Severin opbevarer de registrerede personoplysninger, i et bookingsystem, som er hosted hos udbyderen, og som har ansvaret for at sikre oplysningerne.I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Severin A/S underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet inden 72 timer.

Severin A/S sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Severin A/S benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc. Severin A/S indgår løbende databehandleraftaler med alle Severin A/S’ leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Severin A/S udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. Dette sker enten ved overbooking på hotellerne eller f.eks. på gæstens anmodning om booking af en restaurant.

Severin A/S er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Severin A/S sletter dine personoplysninger, når Severin A/S’ lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmes finansielle data i 5 år og øvrige data i 1 år fra sidste besøg.

  1. Cookies

Severin A/S anvender cookies. Yderligere oplysning om Severin A/S cookiepolitik kan indhentes her: www.severinkursuscenter.dk

 Klage

Klage over Severin A/S behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 – E-MAIL dt@datatilsynet.dk

 

  1. Opdatering

Dette dokument vil løbende blive opdateret.

 

 

Skønne naturomgivelser, dejlige lokaler og faciliteter, helt igennem udsøgt mad hvad end det er morgenmad, frokost eller middag og en helt exceptionel servicemindedhed fra al personale hos jer – reception, køkken, tjenere, nattevagt, teknikere, rengøring m.fl. – alt sammen udført med virkelig varme og smil på læben. A. Jacobsen, Attractor