Sådan bliver du bedre til at planlægge kurser, konferencer og arrangementer
Hvad skal der til for at skabe et succesfuldt kursus eller en populær konference? Her får du vores tips til at arrangere det gode møde, så du er bedre rustet til at planlægge på en målrettet måde og skabe et succesfuldt arrangement.
Hold hele tiden fokus på, hvad formålet med arrangementet er, og hvilket udbytte du ønsker dig af arrangementet. Det gør det nemmere for dig at skabe det ønskede indhold og struktur. Vær også knivskarp på hvad du ønsker, at hver enkelt deltager skal få med derfra og hvilke værktøjer, du kan hive frem fra værktøjskassen for at opnå dette.
Hvordan fanger du målgruppens opmærksomhed og fastholder den? Sørg for at målrette alt lige fra invitation, program, pauser og lokation. Det er vigtigt at målrette invitationen, så du får de rigtige deltagere til arrangementet, men det er også vigtigt at tilpasse arrangementets format og indhold til målgruppen.
Stedet er altafgørende for et vellykket arrangement. Hvad er vigtigt i forhold til beliggenhed, logistik og faciliteter? Skal der være mulighed for udendørsaktiviteter eller lignende? Hvilken atmosfære skal stedet have, og hvilket serviceniveau forventes? Er arrangementet med overnatning, og skal alle gæster kunne huses under samme tag? Læs mere om Severins faciliteter.
Besøg gerne stedet, du overvejer at booke og få en rundvisning, så du kan fornemme stedet og stemningen. Lær mere om stedets formalitetsniveau og undersøg evt. hvilke typer af arrangementer, stedet er vant til at håndtere. Der skulle gerne være den rette kombination af professionalisme og imødekommenhed, så du og deltagerne kan slappe af og føle jer godt tilpas. En professionel samarbejdspartner har mulighed for at være behjælpelig med planlægningen og letter derved din opgave. Læs mere om Severin og Severinerne.
Der er mange praktiske opgaver at holde styr på ved planlægningen af et større arrangement. Derfor kan en projektplan hjælpe dig med at skabe overblik. Plot opgaverne ind og påfør gerne deadlines. Derved undgår du at overse noget. Hvornår skal invitationerne sendes ud? Hvornår er sidste tilmeldingsfrist? Hvornår skal kursusstedet have endelig besked om antal? Hvad med forplejningen? Hvornår kan du få adgang til kursuslokalet, hvis det holdes eksternt? Hvordan skal bordene være stillet op? Etc.
Det kan være en sand tidsrøver at skulle administrere tilmeldinger, betalinger og afbud med mere – i hvert fald når der er tale om større arrangementer. En webbaseret tilmeldingsform vil spare dig for en masse manuelt arbejde i Excel. Vælg om muligt et konferencecenter, der tilbyder hjælp til konferenceservice. Så får du frigivet mange timer til at planlægge andre detaljer i forbindelse med dit arrangement. Læs mere om Severins konferenceservice og NemTilmeld
Et godt tip er at begrænse antallet af foredragsholdere. Vores anbefaling er 2 max 3 i løbet af en hel dag. Ved for mange foredragsholdere bliver dagen rodet og deltagerne kan til sidst ikke huske budskabet fra de forskellige. Sørg gerne for at printe præsentationerne fra foredragsholderne på forhånd og kopier dem til deltagerne, så de har mulighed for at påføre deres egne noter.
Gør gerne konferencen så digital som muligt. Forsøg evt. at undgå at det altid er de samme deltagere, som svarer. Dette kan gøres ved hjælp af nogle digitale værktøjer. Ikke alle deltagere har det godt med at række hånden op i en stor forsamling. For at disse også bliver hørt, kan man evt. benytte digitale afstemninger, hvor man er anonym. Resultaterne vises på storskærm. Det er også en god ide at give mulighed for at spørgsmål kan sendes anonymt og digitalt under foredraget.
Undgå for meget envejskommunikation og skab i stedet for interaktion med deltagerne. Hold dem motiverede ved at indlægge gruppearbejde og andre varierende opgaver. Det har en motiverende effekt og er på samme måde med til at skabe engagement og dynamik. Læs mere om den gode pause.
For at dit arrangement bliver vellykket, er planlægning et nøgleord. Alt skal være forberedt på dagen, og det gælder alt fra praktiske omstændigheder til selve mødet. Ud fra programmet skal det fremgå præcist, hvem, der skal på hvornår, og hvornår, der er indlagt pauser i løbet af dagen. Ordstyreren har en vigtig opgave, da personen vil få en fremtrædende rolle, og bør have fokus på tidsstyring såvel som at inddrage deltagerne og sikre sig, at de er med på, hvad der diskuteres. Ordstyreren har som regel også til opgave at byde velkommen og lukke mødet.
Hvis du formår at skabe et arrangement, der ikke ligner alle andre, er chancen større for, at deltagerne går derfra med en god oplevelse. Læs mere om, hvordan du kan skabe den gode pause, som giver plads til kreativitet og læring.
“Jeg kan varmt anbefale Severin som kursus- og konferencested. Så snart man træder ind af døren mærker man en tryg og dejlig stemning, ikke mindst skabt af det skønne personale på alle niveauer. Severin er ikke kun et kursussted, da der også bliver lagt vægt på læring og kreativitet, hvilket fremgår af udsmykningen mv.
De får hele tiden nye ideer og tør at leve dem ud. Alt hvad man spørger om kan lade sig gøre, så man som kursusleder altid er i trygge hænder. Udsigten og maden er også i top. Og at det udspringer af Andelsbevægelsen gør det kun endnu bedre. Sammen er vi stærke.”
”Beliggenheden er enormt vigtig, når vi vælger kursussted. Det må ikke ligge mere end 1,5 times kørsel fra kursusdeltagerne. Og så er det vigtigt at lokalerne er store nok, og at grupperummene ligger i rimelig afstand fra plenum.
Severin har en god beliggenhed og mange forskellige og lækre lokaler, der passer til vores forskellige behov. Severinerne har altid en ”Det finder vi ud af”-mentalitet, og de er enormt gode til at spille mig god og hjælpe mig til at få en oplevelse af, at arrangementet glider.
De sender mig påmindelser, der hjælper mig med at være på forkant med min indre tjekliste. Jeg har mange ting at holde styr på, så det er bare rart når stedet husker det, jeg har glemt.”
“Det er vigtigt, at kursuscenteret kender mig, ved hvad jeg laver og hvilke forventninger jeg har. Jeg benytter helst ikke de helt store steder og kæder, hvor jeg bare er en i mængden og skal starte forfra hver gang jeg booker.
Teknikken skal bare fungere 100%, da det betyder næsten alt for en god oplevelse. Jeg har fået rigtig god teknikerservice hos Severin og alt fungerer – også til vores eksterne foredragsholdere som stiller store krav.
Jeg taget tid på hvor effektivt pauserne forløber, og jeg sætter pris på en smidig afvikling af frokostbuffeten, så mine kursister ikke skal vente i evigheder på maden!
Det gør, at vi kan have en effektiv kursusdag, og der er tid til spise sin mad og få netværket i pauserne. – Vi burde nok i fremtiden afsætte lidt mere tid til Severins kagebord :-)”
CVR nr.: 31 93 63 30
CVR nr.: 31 93 63 30
© Severin. All rights reserved.
